Fehlbesetzung vermeiden – mehr Kapital für Ihr Unternehmen

Falsche Entscheidungen bei der Personalauswahl lassen sich nicht immer ausschließen. Die Konsequenzen sind jedoch stets gravierend. In diesem Beitrag haben wir daher ausführliche Tipps zusammengestellt, mit denen Sie eine Fehlbesetzung vermeiden. Ebenso klären wir die Frage, was zu tun ist, wenn sich die Besetzung erst im Nachhinein als Fehlentscheidung herausstellt.

Folgen einer Fehlbesetzung

Besonders in Zeiten, in denen gute Fach- und Führungskräfte auf dem Arbeitsmarkt rar sind, haben falsche Entscheidungen bei der Personalauswahl äußerst negative Konsequenzen. Zu nennen sind insbesondere Produktivitätseinbußen, Unruhe im Team, Störung von Kundenbeziehungen und mitunter enorme finanzielle Schäden. Die monetären Folgen hat die Managementberatung Kienbaum in einer Studie aus dem Jahr 2005 näher untersucht. Demnach können die Kosten einer Fehlbesetzung im Management-Bereich bis zum Dreifachen eines Jahresgehalts betragen. Da wir in diesem Segment im Regelfall von sechsstelligen Jahresgehältern sprechen, summiert sich das finanzielle Risiko schnell auf bis zu eine halbe Million Euro.

Doch auch bei Nicht-Führungskräften sind die finanziellen Folgen einer unzureichenden Personalauswahl nicht zu unterschätzen. So geht die Unternehmensberatung Page in ihrer Studie „Recruiting Trends 2014“ davon aus, dass Fehler bei der Einstellung neuer Mitarbeiter in deutschen Unternehmen zu Kosten von 30.000 bis 100.000 Euro führen.

So setzen sich die Kosten bei Recruiting-Fehlern zusammen

Die Auswahl von ungeeignetem Personal verursacht Kosten verschiedener Art. Insbesondere sind folgende Kategorien zu nennen:

  • Recruiting-Prozess: z. B. Anzeigenschaltung, Zeitaufwand für Interviews, Bewerber-Management
  • Verminderte Leistung während der Einarbeitung
  • Verlorene Arbeitszeit des Mentors
  • Kündigungskosten, ggf. inklusive Abfindung

Muss die Stelle neu besetzt werden, geraten hierdurch zudem die betrieblichen Abläufe erneut ins Stocken. Offene Aufträge können nicht abgeschlossen werden und die Produktion wird ausgebremst. Ebenso führen unbesetzte Positionen nicht selten zu Umsatzeinbußen. Alleine aus finanziellen Gründen liegt es also auf der Hand, dass Unternehmen eine Fehlbesetzung vermeiden müssen.

Ab wann Sie eine Fehlbesetzung erkennen sollten

Die eingangs zitierte Kienbaum-Studie zeigt auch, dass zwischen 5 und 25 Prozent aller Personalentscheidungen innerhalb der ersten zwei Jahre revidiert werden – sowohl vom Unternehmen als auch vom neuen Personal selbst. An weiteren 10 bis 15 Prozent der Personen wird festgehalten, obwohl die Unzufriedenheit überwiegt. Nicht selten dürfte die Angst vor Trennungsgesprächen ein Grund für die Zurückhaltung sein.

Fehlbesetzung vermeiden: Vorstellungsgespräch als entscheidender Hebel

Damit es gar nicht erst so weit kommt, sollten Unternehmen eine potenzielle Falschbesetzung bereits in einer sehr frühen Phase des Recruiting-Prozesses erkennen. Eine besonders tragende Bedeutung hat in diesem Kontext das Vorstellungsgespräch. Es sollte möglichst objektiv und messbar gestaltet werden, um die Gefahr einer Fehlentscheidung zur minimieren. Ebenso gilt es, sich ein möglichst umfassendes Bild über den Bewerber zu machen. Realisierbar ist dies im Wesentlichen mit folgenden Tipps:

  • Bewerbungsgespräch gut vorbereiten (z. B. mit einem Fragenkatalog)
  • Kriterienkatalog für die Beurteilung eines Kandidaten nutzen
  • Auch geforderte Soft Skills durch gezielte Fragen überprüfen (z. B. Selbstbewusstsein, Kommunikationsstärke)
  • Fragetechniken professionell anwenden (z. B. Spiegelfragen, Multiple-Choice-Fragen und Alternativfragen)
  • ggf. Eignungstests durchführen
  • Informationen beim bisherigen Arbeitgeber einholen

Fehlbesetzung vermeiden: weitere wichtige Recruiting-Regeln

Neben dem Vorstellungsgespräch existieren weitere Optionen, mit denen falsche Entscheidungen bei der Personal-Auswahl vermieden werden können. Der erste Schritt ist hierbei die ausführliche Besprechung von Stellenbeschreibungen im Team. Hierbei sollten Mitarbeiter aus dem betroffenen Fachbereich aktiv einbezogen werden. Außerdem ist es zielführend, auch bei der späteren Auswahl das Team zu konsultieren. Dies erhöht die Akzeptanz und den Erfolg der Einarbeitung.

Wer eine Fehlbesetzung vermeiden möchte, sollte zudem die Anforderungen an den neuen Mitarbeiter kurz und griffig formulieren. Denn auf diese Weise erhöhen Unternehmen die Chance, passgenaue Bewerbungen zu erhalten. Um kein negatives Bild zu erzeugen, sollte an den Stellenanzeigen zudem nicht gespart werden. Dies trifft auch im E-Recruiting und bei der Nutzung von Online-Plattformen zu. Es gilt die Faustregel: Je interessanter die Stellenanzeigen, desto interessanter die Bewerber.

Weiterhin haben schnelle Entscheidungen eine maßgebliche Bedeutung für den Recruiting-Erfolg. Wer seinen Favoriten identifiziert hat, sollte zeitnah ein Angebot unterbreiten, um den Wunschkandidaten nicht zu verlieren. Nicht zuletzt sollte an dieser Stelle ein angemessenes, konkurrenzfähiges Gehalt genannt werden.

Interne Besetzung als Alternative

Unternehmen brauchen stetig Nachwuchs – auch im Führungskräftebereich. Wer dies strategisch berücksichtigt, kann nicht nur eine (teure) externe Fehlbesetzung vermeiden, sondern erschließt zudem eine Reihe weiterer Vorteile:

  • Kürzere Einarbeitungszeit: Mitarbeiter kennt die Prozesse und Kollegen bereits
  • Motivation: ehrgeiziges Personal erhält Aufstiegschancen
  • Stärkere Mitarbeiterbindung
  • Geringere Recruiting-Kosten
  • Negative Folgen einer Fehlentscheidung sind geringer

Dem gegenüber kann die interne Besetzung jedoch auch einige Nachteile haben. Zu nennen sind insbesondere die folgenden:

  • Betriebsblindheit der internen Mitarbeiter
  • Kein Zufluss von externem (neuem) Know-how
  • Akzeptanzprobleme bei ehemaligen Kollegen (insbesondere bei Beförderungen)
  • Fehlende Führungskompetenz

Wie Sie mit einer Fehlbesetzung umgehen sollten

Trotz aller Sorgfalt bei der Auswahl von Personal sind Fehlentscheidungen nie gänzlich auszuschließen. Doch auch für dieses Problem existieren Lösungen. Wer feststellt, dass die faktischen Leistungen eines neuen Mitarbeiters nicht den Erwartungen entsprechen, hat im Wesentlichen drei Optionen. Im ersten Schritt sollten Verantwortliche evaluieren, aus welchem Grund die Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt. Möglicherweise hat der Mitarbeiter das Anforderungsprofil falsch verstanden. Es kann jedoch auch sein, dass der Onboarding-Prozess Lücken aufweist. Gezielte Fortbildungen und die Bereitstellung eines erfahrenen Mentors können Probleme dieser Art beheben.

Im zweiten Schritt sollten Unternehmen überprüfen, ob der Mitarbeiter tatsächlich an der richtigen Stelle eingesetzt ist. Möglicherweise kann er seine Stärken in anderen Einsatzgebieten wesentlich besser zur Geltung bringen. Trifft dies zu, kann die Versetzung für beide Seiten eine gute Lösung darstellen.

Greifen die ersten beiden Optionen nicht, bleibt in Regelfall nur die Kündigung. In diesem Fall sollte das Arbeitsverhältnis zeitnah, fair und professionell beendet werden. Dies sollte stets unter Einbezug der Personal- und Rechtsabteilung erfolgen.

All die genannten Optionen verursachen einen hohen Aufwand. Besser ist es daher selbstverständlich, wenn Unternehmen eine Fehlbesetzung vermeiden, anstatt ihre Folgen zu „korrigieren“.

Fehlbesetzungen vermeiden – durch einen Headhunter

Insgesamt wird deutlich: Wer gute Mitarbeiter finden und die negativen Folgen einer Fehlbesetzung vermeiden möchte, kommt an einer gut vorbereiteten, strukturierten, objektiven und professionellen Personalauswahl nicht vorüber. Dies gilt gerade bei der Rekrutierung von Fachexperten und Führungskräften. Exakt an dieser Stelle kommen Dienstleister wie Peter Timmer ins Spiel.

Die Peter Timmer Personalberatung ist auf die schnelle, effektive und sichere Besetzung offener Stellen spezialisiert. Gerade bei erfolgskritischen Schlüsselpositionen spielt das erfahrene Team seine Stärken aus. Mit individueller Beratung, starker Kommunikation, großem Netzwerk und detaillierter Branchenkenntnis stellen die Experten eine nachhaltige Besetzung sicher. Für noch mehr Sicherheit sorgt eine Nachbesetzungsgarantie während der Probezeit.

Kurz: Wer nicht nur eine Fehlbesetzung vermeiden, sondern eine bestmögliche Besetzung mit geringem internen Aufwand und minimalem Risiko sicherstellen möchte, sollte sich näher mit den Services der Peter Timmer Personalberatung auseinandersetzen.

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